Google Workspace (Gsuite)で退職者処理と引き継ぎ

 施設の退職者が発生したためGoogle Workspace（旧Gsuite）で管理していたメールアドレス等を後任に引い次ぐ作業を行います。通常のユーザー削除処理にはドライブやドキュメントの内容を誰かに引き継ぐことができますが、退職者宛のメールを取りこぼしてしまします。追加でエイリアス設定をすることで退職者宛のメールが後任者が受信できるようになります。

後任のアカウントを追加

管理画面に管理者権限でログインしてユーザーを選択

新しいユーザーを追加を選択して後任者のアカウントを追加しておきます。

退職者の削除とデータ引き継ぎ

検索に退職者のメールアドレスを入力して退職者のユーザー詳細画面を開きます。

ユーザーを削除を選択

データのオーナー権限を譲渡が表示されるので引き継がれる方の名前を入れると選択できるようになるので選択、誰とも共有していなファイルにチェックを入れた上で右下のユーザーを削除を選択

データの転送が開始されます。

退職者宛のメールが後任に届くようにする。

検索に後任のメールアドレスを入力して後任のユーザー詳細画面を開き予備のメールアドレスを追加を選択

予備のメールアドレスを追加を選択

退職者のメールアドレス(@より前)を入力すると追加されますので保存します。

これでメールエイリアスが作成され、退職者宛のメールが後任に届くようになります。